Редактори „Свободи“‚ готуючи до друку дописи читачів та передплатників тижневика‚ щодня мають проблеми із тими з них‚ які забувають золоте правило підготування вісток про події – що‚ де‚ коли? Отже‚ у кожній вістці має бути зазначено‚ що саме‚ де і коли відбулося у громаді. Дату події не замінюють слова: „одного соняшного дня“‚ „на початку тижня“‚ „нещодавно“‚ „вчора“‚ „у день свята“. Якщо подія тривала кілька днів (фестиваль‚ конференція і т. п.) просимо не писати „у четвер“‚ „у п’ятницю“‚ а подавати дату. Має бути зазначене місце події (місто‚ штат).
Називаючи прізвища‚ слід подавати не ініціяли‚ а повні перші імена. Найчастіше дописувачі не подають перших імен згадуваних історичних осіб. Скорочені назви (абревіятури) мають бути написані повністю.
Дописувач має подати дані про себе (ім’я та прізвище‚ поштову адресу‚ число телефону або електронну адресу)‚ а при висиланні фотографії слід подати ім’я та прізвище фотографа. До фотографії має бути підпис українською мовою‚ особливо стосовно прізвищ. Дехто з дописувачів пише: „фото 1“‚ „фото 2“‚ тоді як надіслані світлини мають інші позначення (наприклад‚ IMG 13007 JPG).
Деякі автори висилають до редакції статтю‚ а через кілька днів шлють її вдруге з зазначенням – „це виправлений текст“. Доцільніше відразу‚ не поспішаючи‚ підготувати остаточний варіянт майбутньої публікації. Не варто двічі чи тричі посилати той самий матеріял‚ бо така практика викликає сумнів‚ чи надіслано однакове.
Оскільки УНСоюз видає два періодики –українською та англійською мовами‚ варто посилати свої листи до тієї редакції, яка готує відповідне видання: українські тексти – до „Свободи“‚ англійські – до „The Ukrainian Weekly“.
Вістки і світлини слід висилати не в тексті листа‚ а в додатку до нього. Буває‚ що особа‚ яка висилає вістку‚ не подає її автора і через це редактор схильний вважати автором саме цю особу. Взагалі у кожної вістки чи статті має бути конкретний автор‚ а не анонімні „пресова служба“ чи „прес-секретар“.
Радимо зважати‚ що газета має обмежений обсяг‚ а тому стримувати себе у бажанні переказати усю біографію поета‚ якому присвячено вечір‚ або історію села‚ у якому відбувається дійство. Не завжди доцільні й надто особисті емоційні оцінки типу „неймовірний успіх“‚ „неперевершений голос“‚ „неповторний концерт“.
Недотримання цих простих правил призводить до зайвого листування і затримує появу в газеті надісланих статтей чи вісток.